Scoping für die SAP-Übersetzung, Teil 1: Customizing-Texte

Nehmen wir an, Sie haben gerade festgestellt, dass einige Texte aus Ihren SAP-Systemen in absehbarer Zeit übersetzt werden müssen. Vielleicht wollen Sie z. B. Ihr SAP-System an einem Standort in China einführen, wo von einem Altsystem auf SAP umgestellt werden soll. Das Template steht, und Sie wissen, wer sich um alle gesetzlichen Anforderungen vor Ort kümmert. Aber jetzt kommt noch das Thema Übersetzung hinzu! Sie fragen sich vielleicht …

Wo soll ich anfangen?

Dies ist der erste in einer Reihe von drei Beiträgen zum Thema Scoping. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die ersten Schritte eines SAP-Übersetzungsprojekts, in dem alle benötigten Texte berücksichtigt werden, dass aber gleichzeitig Ihr Budget schont. Der Schlüssel dazu liegt darin, genau festzulegen, was übersetzt werden muss und was nicht. Auch wenn es anfangs ganz schön viel sein kann, bleiben Sie einfach dran: Wir führen Sie durch den Prozess.

Warum übersetzen?

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, wissen Sie wahrscheinlich schon, dass für Sie eine Übersetzung in gewissem Umfang unvermeidbar sein wird. Die Chancen stehen also gut, dass einer der folgenden vier Gründe für die Übersetzung bei Ihnen eine Rolle spielt:

  • Sie müssen Gesetze einhalten, die verlangen, dass einige Oberflächen in der Landessprache vorliegen.
  • Sie möchten bei der Einstellung von Personal vor Ort flexibler sein.
  • Sie möchten die Produktivität an Standorten verbessern, an denen die Englischkenntnisse Ihrer Mitarbeiter nicht so gut sind.
  • Sie möchten es den Kollegen im Ausland erleichtern, sich im neuen System zu Hause zu fühlen.

Mit anderen Worten, Sie wollen die Benutzerakzeptanz verbessern.

In den Ländern dieser Welt sind die Englischkenntnisse unter Nichtmuttersprachlern sehr unterschiedlich.

Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, warum man eigentlich übersetzt. Wenn das SAP-Übersetzungsprojekt dann erfolgreich abgeschlossen ist, fühlen sich in der Regel alle Beteiligten mit „ihrem“ SAP viel wohler als zuvor. Als Nächstes schauen wir uns an, wie Sie die SAP bei der Übersetzung unterstützen kann.

Was bietet Ihnen SAP an?

SAP bietet Sprachpakete in 40 Sprachen an. In vielen Fällen sind damit die SAP-Standard-Benutzeroberflächen abgedeckt, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Beachten Sie jedoch, dass SAP nicht alle Texte für sämtliche Produkte in allen 40 Sprachen zur Verfügung stellt. Tatsächlich ist die Sprachabdeckung umso geringer, je weniger SAP-Benutzer es für eine bestimmte Sprache gibt. Sie können beispielsweise davon ausgehen, dass die meisten ERP-Transaktionen auf Französisch verfügbar sind, nicht jedoch zwingend auf Koreanisch.

Die SAP-Standardbilder werden mit den angebotenen Sprachpaketen übersetzt.

Für alle übrigen Texte bietet SAP die Sprachenauffüllung an. Diese ist zwar hilfreich, aber löst durchaus nicht alle Probleme –  wie ich in dem Beitrag über die Kombination von Sprachenauffüllung und SAP-Übersetzung bereits angesprochen habe. Alle Texte, die Sie selbst erstellt haben – unter anderem alles im Kundennamensraum – sind nicht durch SAP-Sprachpakete abgedeckt. Hier sind Sie meist auf sich allein gestellt und müssen ein eigenes SAP-Übersetzungsprojekt anstoßen.

Was ist die gängige Herangehensweise für SAP-Übersetzungsprojekte?

Eine gute Nachricht ist, dass Sie für einige Länder vielleicht gar nicht übersetzen müssen. In manchen Ländern, in denen Englisch entweder Amtssprache ist oder zumindest allgemein gesprochen wird (wie z. B. Singapur), ist es möglich, komplett auf eine Übersetzung zu verzichten. Dazu ist es aber erforderlich, dass Ihre eigenen Texte in klarem und verständlichem Englisch geschrieben werden. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie möglicherweise ein Projekt durchführen, um zunächst eine korrekte englische Sprachversion zu erstellen.

In anderen Ländern reicht es vielleicht aus, nur einige Formulare, Customizing-Texte, Stammdatentexte sowie ein paar Reports zu übersetzen, die aus rechtlichen Gründen übersetzt werden müssen, und den Rest auf Englisch zu belassen. In manchen Fällen müssen Sie möglicherweise nicht einmal die lokale Sprache als Anmeldesprache installieren. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn die Niederlassung, an der das SAP-System eingeführt werden soll, nur eine relativ kleine Vertriebsstelle ist.

Es gibt aber auch Standorte, die eine lokale Anmeldesprache erfordern. Dies bedeutet in der Regel, dass Sie mindestens einige Z-Reports, Customizing-Einträge, Formulare, Rollenmenüs und Stammdatentexte übersetzen müssen. Und alle Texte, die Sie nicht übersetzen möchten, sollten zumindest mittels Sprachenauffüllung mit englischen Texten versorgt werden.

Jetzt kennen Sie einige Szenarien, die evtl. für Ihr Projekt denkbar wären. Befassen wir uns nun mit dem Scoping.

Scoping im Überblick

Der erste Schritt beim Scoping ist immer die Identifizierung der potenziell zu übersetzenden Texte. Das Ergebnis dieses Schrittes ist der initiale Scope, der Ihnen einen ersten Richtwert für die Anzahl von Zeilen liefert, die in Ihr Projekt einfließen könnten. Dann reduzieren Sie den Umfang so weit wie möglich, behalten aber dabei alle Texte, die in jedem Fall übersetzt werden müssen. Auf diese Weise übersetzen Sie so wenig wie möglich, um die Kosten niedrig zu halten.

Der initiale Scope kann ganz schön groß sein.

Im Laufe des Scoping müssen Sie entscheiden, wann der Aufwand zu groß wird. Warum? Weil es manchmal günstiger kommt, einfach zu übersetzen, als Berater für übertriebenen Scoping-Aufwand zu bezahlen. Das heißt, es gibt immer einen Punkt, an dem eine weitere Reduzierung des Scope, z. B. um nur ein paar Zeilen, teurer ist, als einfach den Scope so zu belassen und grünes Licht für die Übersetzung zu geben.

Sobald der Scope festgelegt ist und Sie die Anzahl der zu übersetzenden Zeilen kennen, kann Ihnen Ihr SAP-Übersetzungsanbieter einen Festpreis für das Übersetzungsprojekt nennen, und es kann mit der Übersetzung losgehen.

Was ist das Besondere an Customizing-Einträgen?

In meinem Beitrag zur Übersetzung von SAP-Customizing-Einträgen habe ich erläutert, dass Customizing-Einträge im SAP-Namensraum sitzen. Dieselben Tabellen, die die von der SAP ausgelieferten Customizing-Einträge enthalten, sind auch die Tabellen, in die Sie Ihre Customizing-Einträge eingegeben haben. Davon gibt es Hunderte. Das bedeutet, dass Sie, nachdem Sie alle relevanten Texttabellen identifiziert haben (und das ist schon eine Aufgabe, die niemand gern übernimmt), zwei Möglichkeiten haben.

Diese Tabelle enthält sowohl Texte, die in Ihrer Organisation angelegt wurden, als auch von SAP angelegte Texte.

Die erste besteht darin, ganze Tabellen zur Übersetzung zu übergeben und alle nicht übersetzten Customizing-Texte aus dem SAP-Standard, die sich in diesen Tabellen befinden, zusammen mit den von Ihnen angelegten Texten zu übersetzen. Das erhöht natürlich unnötig die Übersetzungskosten. Die andere Möglichkeit besteht darin, alle Texttabellen manuell zu überprüfen und alle von Ihrer Organisation angelegten Texte zu extrahieren. Das kann eine Weile dauern, und Sie zahlen unnötigerweise für Arbeit, die automatisiert werden kann.

An diesem Punkt setzt Customizing Delta Translation Manager (CDTM) an, ein Tool, das das Scoping deutlich vereinfacht.

Was ist Customizing Delta Translation Manager (CDTM)?

Es handelt sich um ein Add-on, das beliebig viele Transportaufträge als Input annimmt und innerhalb dieser alle Customizing-Tabellen identifiziert, die von Ihrer Organisation geändert wurden. Und nicht nur das: Das Add-on identifiziert auch alle einzelnen Einträge in diesen Tabellen, die Sie während des Customizing eingegeben haben.

CDTM zeigt die Gesamtzeilen aller identifizierten Tabellen an sowie die Delta-Zeilen, die in Ihrer Organisation angelegt wurden.

Nach dem ersten Lauf von CDTM erhalten Sie eine Tabelle, in der alle geänderten Tabellen mit der Gesamtzahl der Zeilen – und vor allem die Anzahl der von Ihnen angelegten Zeilen – aufgeführt sind. So erhalten Sie einen Überblick über den möglichen Übersetzungsumfang für das Customizing. Aber das ist nur der initiale Scope – und dieser muss reduziert werden.

Auch hier hilft CDTM: Für jede Tabelle erhalten Sie nützliche Metadaten wie Tabellenbeschreibung, SAP-Modul und Entwicklungspaket. Und für jede Sprache, in die übersetzt werden soll, erhalten Sie die Anzahl der Zeilen, die bereits übersetzt wurden (sofern vorhanden), und die Anzahl der Zeilen, die eine Übersetzung enthalten, jedoch noch nicht von einem Übersetzer überprüft wurden.

Das CDTM-Add-on liefert detaillierte Informationen zu jeder Texttabelle und ermöglicht es Ihnen, nicht benötigte Tabellen aus dem Umfang auszuschließen.

So kann Ihr IT-Team zusammen mit den Key Usern die nicht benötigten Tabellen direkt im Customizing des Delta Translation Managers ausschließen und auf diese Weise den Scope reduzieren. Dadurch wird es einfach, die endgültige Anzahl der Zeilen zu ermitteln, die übersetzt werden sollen. Und sobald Sie die Zeilenanzahl kennen, können Sie die Kosten für die Übersetzung ermitteln.

Nach Abschluss des Scoping ist der nächste Schritt die eigentliche Übersetzung. Und das Wort „Manager“ im Namen des Add-on deutet schon darauf hin: auch darum kümmert sich CDTM. Mehr dazu finden Sie im Beitrag zur Vorstellung von CDTM.

Der nächste Beitrag dieser Reihe wird sich mit dem Scoping von ABAP-basierten Benutzeroberflächen wie Z-Reports befassen. Bleiben Sie dran!

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