Scoping für die SAP-Übersetzung, Teil 3: Übersetzen von Texten aus Produktivsystemen

Sie haben sich also durch Teil eins und zwei dieser Reihe gearbeitet und den ersten Schritt hin zu einem SAP-Übersetzungsprojekt getan, das alle benötigten Texte einbezieht und Ihr Budget schont. Während sich die ersten beiden Artikel mit dem Übersetzen von Texten auf Ihren Entwicklungssystemen befassten, geht es im vorliegenden Artikel um Texte auf Ihrem Produktivsystem. In gewisser Weise ist hier alles einfacher, es steht aber auch viel mehr auf dem Spiel.

Entwicklung vs. Produktion

Die meisten Texte, die Sie als Teil Ihres globalen Rollouts übersetzen müssen, z. B. Customizing-Texte, Z-Entwicklungen und Formulare, werden auf Ihrem Entwicklungssystem erstellt. Das bedeutet, dass Ihre IT-Organisation die vollständige Kontrolle darüber hat, wann diese Texte erstellt, geändert und transportiert werden. Gleiches gilt für die Übersetzungen dieser Texte. Viele Texte werden jedoch von Ihren Fachabteilungen direkt im Produktivsystem erstellt. Dazu gehören häufig SAPscript-Standardtexte, Report Painter-Texte und natürlich Stammdatentexte.

Was wird meist wo übersetzt?

Was wird meist wo übersetzt?

Ich habe einige gute Neuigkeiten bezüglich dieser Texte. Es ist eigentlich gar nicht so schwer, diese in den Gesamtumfang Ihres SAP-Übersetzungsprojekts zu integrieren. Ihre Fachabteilungen und Anwendungsexperten wissen üblicherweise ganz genau, welche Report Painter-Berichte sie verwenden (sofern vorhanden) und welche Stammdaten in den entsprechenden Sprachen vorhanden sein müssen. Andererseits kann dieses Wissen auch über Ihre Organisation verteilt sein, abhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, wie viele SAP-Module Sie verwenden und wie Ihr Organigramm aussieht.

Was ist das Schwierige an Stammdaten?

Stammdatentexte können verschiedene Arten von Herausforderungen mit sich bringen. Beispielsweise gibt es keine Sprachenauffüllung für Stammdatentexte. Das bedeutet, dass eine Materialbeschreibung standardmäßig nur dann verfügbar ist, wenn Sie mit der Sprache angemeldet sind, in der diese erstellt wurde. Wenn Sie also auf Japanisch angemeldet sind, ist jede Materialbeschreibung entweder auf Japanisch verfügbar (da diese übersetzt wurde) oder sie wird gar nicht erst angezeigt. Zu allem Überfluss sind Stammdatentexte häufig für Ihre eigenen Kunden sichtbar, z. B. auf Lieferscheinen oder Rechnungsformularen. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass die richtigen Stammdatentexte übersetzt werden.

Stammdatentexte wiederholen sich üblicherweise auch recht häufig, sind voll von Abkürzungen und für den Uneingeweihten oft sehr „kryptisch“. Dadurch ist es äußerst schwer, sie korrekt zu übersetzen und für Übersetzer oft auch keine schöne Aufgabe. Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten drei Tage am Stück 5.000 Namen von Kostenstellen übersetzen … Ein Grund mehr, nur die Stammdaten zu übersetzen, die Sie benötigen.

Da sind Übersetzer in meinem System!

Es gibt viele Szenarien, in denen Stammdatentexte zuerst in Ihr SAP-System migriert werden müssen. Hier sind einige:

  • Namen der Konten aus Ihrem Kontenplan
  • Kostenartbeschreibungen
  • Materialbeschreibungen

Aber selbst dann, wenn sich die Stammdatentexte bereits in Ihrem SAP-System befinden, lässt sich nicht immer so einfach sagen, wie sich diese am besten übersetzen lassen.

Nehmen wir einmal an, Sie wissen, welche Stammdatentabellen übersetzungsrelevant sind und welche Datensätze genau aus jeder dieser Tabellen benötigt werden. Sie wissen sogar, welche Report Painter-Berichte übersetzt werden müssen. Sie sollten also startklar sein, richtig?

Naja, fast. Während Sie theoretisch jeden Datensatz einzeln in der Transaktion SE63 aufrufen und übersetzen können, ist es in den meisten Unternehmen keine Option, den Übersetzern das Arbeiten im Produktivsystem zu erlauben: Sie benötigen eine Option zum Exportieren der Stammdatentexte für die Übersetzung.

Bitte kein Komplettexport

Der SAP-Standard bietet zwar eine Funktion zum Exportieren von Texttabellen für die Übersetzung, allerdings wird dabei immer die gesamte Tabelle exportiert. Und, noch problematischer: In den exportierten Dateien gibt es keine Informationen zum Tabellenschlüssel der einzelnen exportierten Texte, z. B. die Materialnummer (für Materialbeschreibungen) oder den Kontenplan und die Kontonummer (für Konten). Stellen Sie sich vor, Sie haben 500.000 Materialbeschreibungen, von denen 10.000 übersetzt werden müssen, und es gibt keine Möglichkeit, nur die Materialbeschreibungen zu exportieren, für die eine Übersetzung erforderlich ist. Auch wenn Sie alle exportieren, können Sie die benötigten Beschreibungen in den Exportdateien nicht identifizieren.

Ich denke nicht, dass wir alle diese Konten exportieren und übersetzen müssen.

Ich denke nicht, dass wir alle diese Konten exportieren und übersetzen müssen.

Ich denke nicht, dass wir alle diese Konten exportieren und übersetzen müssen …

Bei text&form haben wir ein SAP-Add-on mit dem Namen „Master Data Translation Manager“ entwickelt, um dieses Problem zu beheben. Dieses Add-on lässt Sie auswählen, welche Stammdatensätze oder Report Painter-Texte exportiert werden sollen, und bietet zudem mehrere Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass der Export und, was noch wichtiger ist, der Import problemlos funktionieren. Wir exportieren in das XLIFF-Format, das von allen wichtigen Lösungen der Übersetzungsbranche unterstützt wird.

SAPscript-Standardtexte

Die eine Art von Produktivtexten, die sich nicht einfach nur in einer Texttabelle befinden, sind SAPscript-Standardtexte. Diese Texte werden häufig als dynamische Texte, Kopf- und Fußzeilen in SAPscript-Formularen, Smart Forms oder PDF-Formulare verwendet. Glücklicherweise haben die meisten Organisationen nicht sehr viele von diesen Texten. Bedenken Sie auch, dass diese Texte, obwohl sie meistens in Produktivsystemen erstellt werden, auch in Entwicklungssystemen erstellt werden können. Sie können transportiert werden, wenn auch manuell.

Ein SAPscript-Standardtext.

Ein SAPscript-Standardtext.

Ausgestattet mit dem richtigen Exporttool ist das Übersetzen von Produktivtexten gar nicht so schwer. Sie müssen jedoch beim Exportieren und vor allem beim Importieren der Texte besonders vorsichtig sein. Wenn Sie Stammdaten, Report Painter-Texte, SAPscript-Standardtexte oder Produktivtexte erstmalig in eine neue Sprache übersetzen, stellen Sie die Übersetzungen zuerst in Ihrem Testsystem zur Verfügung, damit diese als Teil Ihrer Benutzertests überprüft werden können. Und da regelmäßig neue Stammdatentexte erstellt werden, sollten Sie sich künftig mit Lösungen für die Übersetzung neuer Texte befassen.

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