Vortrag auf der tekom Jahrestagung 2009 in Wiesbaden

Automatische Generierung auftrags-spezifischer Dokumentation: Betriebsanleitungen im Maßanzug
Stephan Schneider, SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG
Thomas Ossowski, text & form GmbH, Berlin

Für industrielle Serienprodukte gibt es oftmals eine Vielzahl unterschiedlicher Größen-, Leistungs- und Ausführungsvarianten und sie können mit vielfältigen optionalen Zusatzausstattungen bestellt werden. Die zugehörige Betriebsanleitung dagegen bezieht sich in der Regel auf einen bestimmten Produkttyp und der Benutzer muss sich die für sein konkretes Produkt zutreffenden Informationen selbst heraussuchen. Wünschenswert wäre eine individuelle Anleitung mit genau und nur den Informationen zu Baugrößen, Optionen und Leistungsdaten, die das gekaufte Produkt besitzt.

Die Herausforderung
Bei SEW-EURODRIVE sind Innovationsgeist und Technologieführerschaft als Grundprinzipien der Unternehmenskultur verankert. Bereits in den 1960er Jahren entwickelte der Hersteller von Getrieben, Motoren und kompletten Antriebs¬lösungen ein innovatives Baukastensystem, mit dem sich aus einer überschaubaren Anzahl von Basiskomponenten, Ausführungen und Optionen tausende von individuellen Produkten zusammenstellen lassen. So kann sich jeder Kunde genau die auf seine Bedürfnisse passende Antriebslösung konfigurieren.
Wenn es gelänge, diese Individualität auch in der zugehörigen Betriebsanleitung abzubilden, wäre dies eine deutliche Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und für das Unternehmen ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal im harten internationalen Wettbewerb.
Für die neu entwickelten Industriegetriebe, deren Fertigung erst kürzlich im ebenfalls neu gebauten Werk in Bruchsal anlief, sollte dieses anspruchsvolle Projekt in Angriff genommen werden.
Nötig war dafür eine Lösung, die ausgehend vom Kundenauftrag vollautomatisch und sicher eine PDF-Datei mit den für das bestellte Produkt relevanten Inhalten generiert.

Welcher Weg ist der beste?
Die Voraussetzungen für eine automatische Generierung auftrags- und produkt-spezifischer Dokumentation waren grundsätzlich schon seit längerer Zeit gegeben. Frühzeitig hatte man sich in der technischen Dokumentation mit medienneutraler Datenhaltung befasst und ein XML-basiertes Redaktionssystem eingeführt. Als Redaktions-Editor und Publishing Engine wird Adobe FrameMaker® verwendet.
Zunächst wurde im Redaktionssystem eine Masterdatei angelegt, die alle möglichen Optionen und Varianten des Industriegetriebes beschreibt und Tabellen für alle Leistungsparameter enthält. Inhalte, die nur für bestimmte Ausführungen oder Leistungsklassen gültig sind, wurden mithilfe einer speziell entwickelten Attributierungsmatrix ausgezeichnet. Anhand der Auftragsdaten zum bestellten Produkt konnten jetzt alle nicht relevanten Informationen ausgefiltert werden.
Um den Erstellungsprozess der individuellen PDF-Dateien aus dem produkt-spezifischen Inhalt der gefilterten XML-Daten zu automatisieren, boten sich prinzipiell drei Verfahrensweisen an:
1. die Verwendung von FrameMaker® als Layout-Engine mit nachgeschalteter automatischer PostScript®-Generierung und PDF-Erstellung mithilfe von Adobe Distiller®,
2. die Transformation der Inhalts-XML-Datei nach XSL-FO mit nachgeschaltetem Aufruf eines XSL-FO-Formatters, der die PDF ausgibt,
3. die direkte Ausgabe der PDF-Datei mit dem von text&form entwickelten PDF-Generator „tf-publish“.
Nach einer umfassenden Evaluierung aller Vor- und Nachteile der drei verschie-denen Ansätze fiel die Entscheidung für die Implementierung einer direkten PDF-Generierung.

Die Umsetzung
Nach der Entscheidung für eine bestimmte Verfahrensweise mussten die detaillierten Prozessschritte definiert, mit allen Beteiligten abgestimmt und implementiert werden. Am Ende vielfältiger Entwürfe, Diskussionen und Änderungen entstand ein Prozess, der die eingangs beschriebenen Anforderungen zuverlässig in der Praxis umsetzt.
Sobald ein Auftrag für ein neues Getriebe im SAP-System von SEW-EURODRIVE angelegt wird, erzeugt das System automatisch eine Auftrags-XML-Datei und legt sie in einem überwachten Ordner ab. Die produktspezifischen Getriebedaten aus der Auftrags-XML-Datei werden mithilfe einer Transformationstabelle in dokumen-tationsrelevante Merkmalswerte umgesetzt. Anhand dieser Merkmalswerte wird die Master-XML-Datei gefiltert und es entstehen XML-Daten mit produktspezifischem Inhalt. Das von text & form entwickelte Publikationssystem „tf-publish“ erzeugt aus den produktspezifischen XML-Daten direkt das korrekt formatierte PDF-Dokument und legt es zur weiteren Verwendung in einem definierten Ordner ab.
Auf dem skizzierten Weg zur automatisch erstellten produktspezifischen Anleitung gab es viele Stolpersteine, die durch gute Kommunikation, schnelle Reaktion und immer wieder gute Ideen aus dem Weg geräumt werden mussten. Angesichts der erreichten Ergebnisse kann mit Fug und Recht resümiert werden, dass sich der Aufwand gelohnt hat. Künftig sollen auch die Dokumentationen für weitere Produkte auftragsspezifisch generiert werden.